Pořád odkládáte úkoly? Zjistěte proč a naučte se s tím pracovat

Máte na seznamu úkol, ke kterému se už několik dní nebo týdnů vracíte, ale stále ho přesouváte na později? Čím déle čekáte, tím víc vám může ležet v hlavě. Důvod přitom nemusí být nedostatku času nebo disciplíny. Ukážeme vám, proč některé úkoly odkládáme, jak si usnadnit jejich dokončení a jak si nastavit plánování tak, aby vám pomáhalo posouvat věci kupředu, místo aby se váš seznam povinností neustále prodlužoval.

Úkoly si zapisujete, plánujete, přesouváte na další den… a nakonec se k nim stejně nedostanete. Čím déle je odkládáte, tím víc prostoru zabírají nejen ve vašem diáři, ale i v hlavě. Možná si pak vyčítáte, že jste měli začít dřív, nebo se snažíte do dalšího dne vměstnat ještě více povinností. Jenže právě tudy cesta k lepšímu plánování často nevede.

Prvním krokem ke změně je pochopit, proč konkrétní úkol odkládáte. Teprve když odhalíte příčinu, můžete najít způsob, jak ji překonat.

Proč některé úkoly stále odkládáme?

Ne každý úkol odkládáme ze stejného důvodu. Někdy nevíme, kde začít, jindy se nám do něj jednoduše nechce. A občas mu jen nedokážeme najít místo mezi všemi ostatními povinnostmi. Když rozpoznáte, co vás brzdí, můžete tomu přizpůsobit i svůj přístup.

Úkol je příliš velký nebo nejasný

Představa, že musíte připravit prezentaci, vyřídit veškerou administrativu nebo naplánovat celý projekt, může působit natolik náročně, že se vám do práce vůbec nechce. Problém často není v samotném úkolu, ale v tom, že nevíte, kde začít.

Řešení: Rozdělte úkol na menší, konkrétní kroky. Místo „připravit prezentaci“ si napište například „shromáždit podklady“, „vytvořit osnovu“ a „připravit první tři snímky“. Najednou před sebou nemáte jeden velký úkol, ale několik menších kroků, se kterými se dá pracovat.

Úkol je nepříjemný nebo ve vás vyvolává nejistotu

Některé povinnosti odkládáme, protože se obáváme výsledku, nevíme, jak postupovat, nebo nás čeká něco, co nám není příjemné. Odložením si na chvíli ulevíme, ale samotný úkol nezmizí. Často se k němu navíc přidá stres z toho, že jsme ho dosud nevyřešili.

Řešení: Nesnažte se hned zvládnout celý úkol. Zaměřte se pouze na první krok, který vás posune kupředu. Pokud například odkládáte nepříjemný telefonát, může být prvním krokem příprava několika bodů, které chcete probrat.

Úkol nemá jasnou prioritu

Na seznamu máte spoustu věcí, ale není zřejmé, které z nich jsou skutečně důležité. Snadno pak upřednostníte drobné a rychlé povinnosti před úkoly, které vyžadují více času a soustředění. Ty se postupně přesouvají z jednoho dne do druhého.

Řešení: Při plánování rozlišujte mezi tím, co je potřeba vyřešit co nejdříve, a tím, co může počkat. Důležité úkoly si rovnou zařaďte do konkrétního dne a času. Nespoléhejte pouze na to, že se k nim dostanete, až dokončíte všechno ostatní.

Až příště přistihnete sami sebe, že nějaký úkol znovu přesouváte, zkuste se na chvíli zastavit. Je příliš velký, nepříjemný, nebo jen nemá své místo v plánu? Už samotná odpověď vám může napovědět, co změnit, abyste se do něj konečně pustili.

Neplánujte jen úkol. Naplánujte si první krok.

Když si do diáře zapíšete obecný úkol, nemusí být na první pohled jasné, co přesně máte udělat. A právě tato nejistota může vést k dalšímu odkládání. Zkuste proto větší úkoly rozdělit na menší kroky, se kterými se vám bude lépe pracovat.

Místo obecného úkolu si naplánujte konkrétní první krok:

• Vyřešit administrativu → Otevřít potřebné dokumenty a sepsat, co chybí.
• Připravit prezentaci → Vytvořit osnovu pěti hlavních bodů.
• Uklidit pracovnu → Uvolnit pracovní plochu a roztřídit papíry.
• Začít nový projekt → Věnovat 15 minut sepsání prvních kroků.

Všimněte si, že žádný z těchto kroků nevyžaduje dokončení celého úkolu. Jejich cílem je usnadnit začátek a dát vám jasnou představu, co máte udělat jako první.

Co dělat s úkolem, který znovu přesouváte?

Znáte to: Jeden úkol se ve vašem diáři objevuje už několik týdnů. Každý den ho přesunete na další, ale stále se k němu nedostanete. Než ho znovu naplánujete, zkuste se na chvíli zastavit a položit si tři otázky:

• Je tento úkol stále důležitý? Možná už není aktuální nebo jeho splnění nepřinese tolik, kolik jste původně očekávali.
• Co mi bránilo v jeho dokončení? Chyběl vám čas, nevěděli jste, jak začít, nebo dostaly přednost jiné povinnosti?
• Co příště změním, aby se situace neopakovala? Pomůže rozdělit úkol na menší kroky, vyhradit si na něj konkrétní čas nebo požádat o pomoc?

Pokud je úkol stále důležitý, dejte mu v plánu nové, konkrétní místo. Jestli je příliš velký, naplánujte si nejprve jen první krok. A pokud už smysl nedává, bez výčitek ho ze seznamu vyřaďte. Ne každý úkol, který jste si někdy zapsali, musíte také dokončit.

V týdenním diáři tak můžete snadno sledovat, co vás čeká a co se přesouvá. Pomoci vám může i razítko „odloženo“ nebo „přesunuto“, kterým si přesunuté úkoly přehledně označíte. Při dalším plánování je snáze rozpoznáte a můžete se rozhodnout, jak s nimi naložit dál.

Cílem není mít každý úkol odškrtnutý za každou cenu. Jde o to, abyste věděli, proč ho odkládáte, a mohli se vědomě rozhodnout, co s ním uděláte.